كتابة معروض للديوان الملكي تحتاج دقة وتنظيم، لأن الخطاب يمثل صورتك أمام أعلى جهة في المملكة. ومع الأسف، كثير من الخطابات تُرفض أو لا يُنظر فيها بسبب أخطاء بسيطة يمكن تجنبها بسهولة. في هذا المقال، نوضح أهم الأخطاء الشائعة عند كتابة معروض للديوان الملكي، وكيف تصححها ليتم قبول طلبك بسرعة وبشكل رسمي.
أولاً: عدم كتابة عنوان الموضوع
من أكثر الأخطاء شيوعًا أن يبدأ البعض في كتابة الخطاب مباشرة بدون عنوان واضح للموضوع.
العنوان هو أول ما يقرأه المسؤول، ومن خلاله يعرف نوع الطلب بسرعة.
على سبيل المثال، إذا كنت تطلب مساعدة مالية، يجب أن تبدأ بـ:
الموضوع: طلب مساعدة مالية
وجود العنوان في أعلى الخطاب يعطيه طابعًا رسميًا ومنظمًا، ويسهل على الجهة المختصة التعامل معه.
ثانيًا: إدراج عدة طلبات في خطاب واحد
كثير من الأشخاص يكتبون أكثر من طلب في نفس الخطاب، مثل أن يطلب مساعدة مالية ووظيفة وإعفاء في الوقت نفسه.
هذا يربك الجهة المستقبلة ويجعل الطلب يبدو غير محدد، مما يقلل من فرصة قبوله.
القاعدة الذهبية هنا: كل خطاب يجب أن يحتوي على طلب واحد فقط.
إذا كان لديك أكثر من طلب، فاكتب برقية منفصلة لكل منها.
ثالثًا: كتابة الظروف بشكل عام بدون تفاصيل
من الأخطاء المنتشرة أن يكتب الشخص "لدي ظروف صعبة" أو "ظروفي المعيشية قاسية" دون أي تفاصيل أو أرقام.
الجهات الرسمية تحتاج وضوحًا ودقة في المعلومات.
بدلًا من ذلك، وضّح حالتك بدقة مثل:
"لدي التزامات مالية قدرها 53,000 ريال لصالح مصرف الراجحي بعقد رقم (45366958)"
هذا الأسلوب يعطي الخطاب مصداقية أكبر ويزيد من احتمالية النظر في طلبك بجدية.
رابعًا: عدم إرفاق المستندات التي تم ذكرها في الخطاب
إذا ذكرت أنك مديون أو تعاني من مرض أو أنك من مستفيدي الضمان، فمن المهم جدًا أن تُرفق ما يثبت ذلك.
فبعض الأشخاص يكتبون كل هذه التفاصيل في الخطاب، لكنهم لا يرفقون أي مستندات، مما يجعل الطلب ناقصًا أو ضعيفًا.
احرص دائمًا على إرفاق المستندات الداعمة مثل:
- صورة من إثبات المديونية
- تقرير طبي حديث
- مشهد من الضمان الاجتماعي
- أو أي أوراق تدعم ما ورد في الخطاب
خامسًا: كتابة خطاب طويل وغير منظم
بعض المعاريض تصل إلى صفحتين أو أكثر، مليئة بالتكرار والعبارات العاطفية المبالغ فيها.
الجهة الرسمية تبحث عن الوضوح والاختصار، وليس الإطالة.
اجعل خطابك واضحًا، منسقًا، ومباشرًا بحيث لا يتجاوز صفحة واحدة.
تذكّر أن الجهة تستقبل مئات المعاريض يوميًا، فكن مختصرًا وواضحًا لتُقرأ رسالتك للنهاية.
سادسًا: إغفال كتابة بيانات المرسل
من الأخطاء الخطيرة أن ينسى بعض الأشخاص كتابة بياناتهم الأساسية مثل الاسم ورقم الهوية ورقم الجوال والعنوان الوطني.
هذه البيانات ضرورية ليتم التواصل معك أو متابعة طلبك من قبل الجهة المختصة.
احرص دائمًا على تضمين البيانات التالية في نهاية خطابك:
- الاسم الكامل
- رقم الهوية الوطنية
- رقم الجوال
- البريد الإلكتروني
- العنوان الوطني
سابعًا: الشكل الصحيح للمعروض المقبول
لكي يكون خطابك جاهزًا ومكتملًا، التزم بالترتيب التالي:
- العنوان الرئيسي في الأعلى (مثال: الموضوع: طلب مساعدة مالية).
- التحية الافتتاحية الرسمية.
- التعريف بالنفس (اسمك، رقم الهوية، منطقتك).
- عرض الطلب بشكل واضح ومباشر.
- ذكر الأسباب والظروف مدعومة بالأرقام والمستندات.
- الخاتمة والدعاء بصيغة لائقة.
- البيانات الشخصية والتوقيع.
ثامنًا: نموذج مختصر لمعروض مثالي
الديوان الملكي - الى سيدي خادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبدالعزيز آل سعود حفظه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الموضوع: طلب مساعدة مالية
أرفع إلى مقامكم الكريم طلبي هذا راجيًا من الله ثم منكم النظر بعين العطف والتقدير في ظروفي الحالية، حيث إنني المواطن (الاسم الكامل)، رقم الهوية (الرقم)، من سكان (المدينة)، وأعاني من ظروف مالية صعبة بسبب التزامات مالية قدرها (المبلغ) لصالح (اسم الجهة)، مرفق لكم المستندات التي تثبت ذلك.
آملاً من مقامكم الكريم التكرم بالموافقة على منحي مساعدة مالية لتجاوز هذه الظروف.
أدامكم الله سندًا للمواطنين، وجعل ذلك في ميزان حسناتكم.
الاسم: (الاسم الكامل)
رقم الهوية: (الرقم)
رقم الجوال: (الرقم)
البريد الإلكتروني: (الإيميل)
العنوان الوطني: (العنوان الكامل)
تاسعًا: تأكد من أن خطابك جاهز قبل الإرسال
راجع خطابك جيدًا وتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية أو المعلومات الناقصة، لأن أي نقص قد يؤخر النظر في الطلب أو يتسبب في رفضه.
عاشرًا: وفر وقتك وجهدك مع خدمة كتابة وإرسال البرقيات
إذا كنت ترغب في ضمان قبول معروضك بشكل احترافي ومكتمل العناصر، فريقنا في منصة برقيات يقدم لك خدمة كتابة وإرسال البرقيات الرسمية إلى الديوان الملكي والجهات العليا بصياغة دقيقة ومنسقة، تشمل الطباعة والإرسال والمتابعة برقم تتبع معتمد.
📬 جرّب الخدمة الآن عبر الرابط التالي: اضغط هنا