تعتبر البرقيات وسيلة فعالة للتواصل مع الجهات الرسمية أو الشخصيات المهمة، حيث تتيح إيصال الطلبات أو الأفكار بطريقة مختصرة وواضحة. كتابة برقية قوية ومقنعة تتطلب اتباع أسلوب احترافي ومنظم لجذب انتباه الجهة المستلمة وتحقيق الهدف المرجو. في هذا المقال، سنستعرض أفضل النصائح لكتابة برقية ناجحة.
1. تحديد الغرض من البرقية
قبل البدء في الكتابة، يجب أن تحدد الغرض الأساسي من البرقية. هل الهدف تقديم طلب، توجيه شكر، إرسال تهنئة، أو عرض مشكلة؟ معرفة الغرض يساعدك على صياغة محتوى واضح ومحدد، مما يسهل على الجهة المستلمة فهم ما تطلبه بسرعة.
2. اختيار اللغة المناسبة
استخدم لغة رسمية وواضحة تتناسب مع طبيعة الجهة المرسلة إليها البرقية. تجنب العبارات العامية أو الكلمات المبهمة، وركز على استخدام مصطلحات دقيقة تُظهر احترامك للطرف الآخر.
3. كتابة المقدمة بشكل مختصر وجذاب
ابدأ البرقية بمقدمة توضح الغرض بشكل مباشر، مع ذكر الجهة المستلمة بوضوح. على سبيل المثال: “إلى معالي الوزير…، أرفع إلى معاليكم هذه البرقية بخصوص…”. المقدمة المختصرة تسهّل على القارئ فهم سياق البرقية منذ البداية.
4. تنظيم الأفكار وترتيب المحتوى
قسّم البرقية إلى فقرات منظمة:
- المقدمة: توضيح الغرض بشكل مباشر.
- التفاصيل: شرح مختصر وواضح للمشكلة أو الطلب.
- الخاتمة: تقديم الشكر والتأكيد على أهمية النظر في الطلب.
5. الاختصار والتركيز على النقاط المهمة
البرقيات تُعرف بطبيعتها المختصرة. حاول أن تكون موجزًا قدر الإمكان دون إغفال التفاصيل الضرورية. الجمل الطويلة والمعقدة قد تشتت الانتباه وتضعف قوة الرسالة.
6. دعم البرقية بمعلومات دقيقة
إذا كنت تقدم طلبًا أو تعرض مشكلة، احرص على دعم البرقية بمعلومات وأرقام دقيقة. على سبيل المثال:
- “أعاني من مشكلة عدم توفر خدمات المياه منذ تاريخ…”.
- “أرفقت مع البرقية نسخة من المستندات المتعلقة بالطلب…”.
7. استخدام أسلوب مهذب ومحترم
المهارة في كتابة البرقيات تتطلب توجيه الكلام بأسلوب لبق ومحترم، حتى لو كنت تعرض مشكلة أو تقدم شكوى. الابتعاد عن اللهجة الهجومية أو النقد اللاذع يُظهر احترافية عالية.
8. التدقيق اللغوي والإملائي
قبل إرسال البرقية، تأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية أو النحوية. الأخطاء قد تترك انطباعًا سلبيًا لدى الجهة المستلمة وتؤثر على جدية الطلب.
9. تضمين معلومات الاتصال
في نهاية البرقية، تأكد من إدراج معلومات الاتصال الخاصة بك مثل الاسم الكامل، رقم الهاتف، والبريد الإلكتروني. هذا يُسهل على الجهة المستلمة التواصل معك عند الحاجة.
10. اختيار وسيلة الإرسال المناسبة
بعد كتابة البرقية، اختر وسيلة الإرسال الأنسب، سواء كانت عبر البريد الإلكتروني، الفاكس، أو باستخدام المنصات الإلكترونية المخصصة. تأكد من متابعة البرقية بعد الإرسال للتأكد من استلامها ومعرفة الرد.